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Fragen zu Dienstreisen

Unser Team vom Servicecenter Dienstreisen steht für Sie bereit

Sie haben Fragen zu Ihrem Dienstreiseantrag, zur Abrechnung Ihrer Dienstreise oder zur Rückerstattung von Reisekosten? Unser Serviceteam Dienstreisen hat für Sie Antworten auf diese und weitere häufige Fragen zusammengestellt. Fragen und zugehörige Antworten haben wir in diesem Bereich für Sie gesammelt. Weiterhin stehen sie als Dokument zum Download bereit.

Häufige Fragen

Allgemein

Fahrkarten & Bahnfarten

Nutzung von Flugzeugen, PKWs und Fahrrädern

Tagesgeld

Allgemein


In welchem Umfang werden mir die Kosten einer Dienstreise erstattet?

Erstattet werden nur die dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Dazu zählen Fahrtkosten, Tagegeld, Übernachtungskosten und Nebenkosten.

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Wann und in welcher Höhe werden mir Übernachtungskosten gezahlt?

Für private Übernachtungen ohne Nachweis wird Ihnen eine Pauschale von 20,00 € gewährt. Nachgewiesene (in der Regel durch Hotelrechnung) höhere Übernachtungskosten werden Ihnen erstattet, wenn deren Höhe mit der Genehmigung anerkannt wurde.

Geben Sie daher die voraussichtlichen Kosten für die Übernachtungen bereits in Ihrem Dienstreiseantrag an.

Übernachtungskosten sind nun grundsätzlich, unabhängig von der Art der Buchung, als notwendig anzuerkennen, wenn der Betrag von 70 Euro (ohne Frühstück) nicht überschritten wird. Bis zu diesem Betrag wurde die Begründungsfreiheit für den Regelfall eingeführt. Sofern dieser Betrag jedoch überschritten wird, soll die Notwendigkeit der Überschreitung bereits bei der Antragstellung begründet und bei der Genehmigung bestätigt werden.

Bei Berlinaufenthalten ist vorrangig eine Übernachtungsmöglichkeit im Gästehaus der Landes-vertretung zu buchen. Sofern die dortigen Übernachtungsmöglichkeiten nicht genutzt werden (z. B. aufgrund fehlender Kapazitäten), soll dies ebenfalls bei der Antragstellung begründet und mit der Genehmigung bestätigt werden.

Für eine wirtschaftliche Buchung wird empfohlen, eine Online-Buchungslösung zu nutzen. Die FHB verfügt bei HRS (Hotel Reservation Service) über einen Zugang, der allen Beschäftigten zur Verfügung steht. Sofern Dienststellen, die nicht zur Kernverwaltung der FHB gehören, eine eigene Buchungslösung einsetzen (z. B. Egencia an der Universität) sollte diese genutzt werden.

In den oben genannten Portalen sind die vereinbarten Vorteilspreise mit den Hotels bereits hinterlegt und werden bei den Buchungen über das Portal automatisch berücksichtigt. Die Vorteilspreise sind im Portal mit dem Logo der FHB gekennzeichnet.

Der Zugang zum HRS-Portal erfolgt über das Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportal (MiP) - entweder über den neu eingerichteten Menüpunkt „HRS-Hotelbuchung“ unterhalb des Haupt-Menüpunktes „Dienstreisen“ in der Rubrik Selfservices oder über einen Link, der im elektronischen Dienstreise-Antragsverfahren auf der Seite zur Eingabe der voraussichtlichen Kostenpositionen für die Übernachtung(en) hinterlegt ist. Sofern kein Zugang zum MiP möglich ist, kann der Link zum HRS-Portal auch bei der zuständigen Reisekostenstelle erfragt werden. Eine gesonderte Anmeldung auf dem Portal ist nicht notwendig, da der Zugriff direkt über den Link möglich ist.

Bitte grundsätzlich darauf achten, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

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Zu welcher Uhrzeit ist der Beginn bzw. die Beendigung einer Dienstreise zumutbar?

Generell sollten Dienstreisen nicht vor 06:30 Uhr ab der Wohnung oder dem Geschäftsort angetreten und nicht nach 22:00 Uhr an der Wohnung oder dem Geschäftsort beendet werden. Unter besonderen Umständen kann von diesen Zeite abgewichen werden. Ein früherer Antritt oder eine spätere Beendigung ist bei geringfügigem Über- oder Unterschreiten dieser Uhrzeiten nicht grundsätzlich unzumutbar.

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Sparsamkeitsgrundsatz? Was ist das?

Eine Dienstreise sollte nur dann durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise kostengünstiger erledigt werden kann. Auch die Anzahl der Teilnehmer sowie die Dauer der Dienstreise ist auf ein notwendiges Maß zu beschränken. Dies bedeutet für Sie, dass Sie genau wie Ihre Dienststelle im Rahmen des Zumutbaren alles dafür tun müssen, die Dienstreise so wirtschaftlich wie möglich durchzuführen.

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Bis wann kann ich meine Reisekosten geltend machen?

Reisekostenvergütung wird Ihnen nur auf schriftlichen oder elektronischen Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten gewährt. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Nach Ablauf der Ausschlussfrist kann Ihnen Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden (§ 3 Abs. 1 BremRKG). Sie können den Antrag auf Reisekostenvergütung im MiP über den Selfservice "Dienstreise" stellen. Das Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren wird elektronisch (also papierlos) durchgeführt, die Nachweise für entstandene Kosten müssen jedoch zurzeit noch in jedem Fall dem Antrag auf Reisekostenvergütung beigefügt werden.

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Fahrkarten und Bahnfahrten


Wo bekomme ich meine Fahrkarte?

Wie die Fahrkartenbeschaffung vor Ort organisiert ist, erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Sachbearbeiter beim Servicecenter Dienstreisen. Damit der Großkundenrabatt von 5 % der Deutschen Bahn AG auf dienstliche Umsätze gesichert wird, ist es erforderlich, dass eine Buchung unter der jeweiligen Kundennummer der Dienststelle erfolgt. Auf gar keinen Fall sollten Sie Ihre Fahrkarte privat erwerben.

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Muss ich Sparpreise nutzen?

Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen Sie für die Hinfahrt die von der Bahn angebotenen Sparpreise nutzen. Für die Rückfahrt ist im Bedarfsfall auch der jeweilige Normalpreis (Flexpreis) möglich, soweit Ihre Dienststelle in dieser Hinsicht im Einzelfall keine anders lautende Regelung getroffen hat.

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Muss ich "Mitfahrerpreise" nutzen?

Soweit mehrere Dienstreisende gemeinsam fahren, sollten die von der Deutschen Bahn angebotenen Mitfahrerpreise, die sich ohne weiteres mit Großkundenrabatt und BahnCard Ermäßigung kombinieren lassen, ausgenutzt werden.

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Darf ich teurere, schnelle Züge (IC / ICE) nutzen?

Die Kosten für IC und ICE werden Ihnen dann gewährt, wenn deren Benutzung einer
wirtschaftlichen und zeitgerechten Durchführung der Dienstreise dient, was in der Regel der Fall ist.

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Werden mir die Kosten für die Platzreservierung im Zug erstattet?

Kosten für Platzreservierungen werden grundsätzlich erstattet. Bei unvorhergesehener längerer Dauer des Dienstgeschäftes werden Kosten für die
Umbuchung von Platzreservierungen ebenfalls erstattet.

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Muss ich für Dienstreisen/Dienstgänge meine private BahnCard, Monatskarte oder das Jobticketbenutzen?

Ja, das verlangt schon der allgemeine Sparsamkeitsgrundsatz.

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Werden die Kosten einer BahnCard 2. Klasse erstattet, wenn ich häufig auf Dienstreise bin?

Sollten Sie so häufig Dienstreisen durchführen, dass sich allein dadurch die Anschaffung einer BahnCard amortisiert, können Ihnen auf Antrag die Kosten für die Anschaffung der jeweiligen BahnCard 2. Klasse erstattet werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an das Servicecenter Dienstreisen.

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Darf ich meine dienstliche BahnCard auch privat benutzen?

Ja, die dienstlich erworbene BahnCard darf auch privat benutzt werden. Die Privatnutzung stellt keinen geldwerten Vorteil im Sinne des Steuerrechts dar.

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Welche Entschädigung erhalte ich bei Verspätungen oder Zugausfällen?

Eine Entschädigung bei Verspätung oder Zugausfall machen Sie über das Fahrgastrechteformular bei der Deutschen Bahn geltend. Sie erhalten das Formular beim Servicepersonal im Zug, am DB Service Point, im DB Reisezentrum sowie als Online-Formular. Die Bestätigung Ihrer Verspätung erhalten Sie durch das Servicepersonal des verspäteten Zuges oder am DB Service Point.Tragen Sie bitte die benötigten Daten zu Ihrer Bahnreise in das Fahrgastrechteformular ein, bestätigen diese mit Ihrer Unterschrift und reichen die Unterlagen zusammen mit der Fahrkarte beim Servicecenter Dienstreisen ein.

Die Kontodaten werden grundsätzlich durch das Servicecenter Dienstreisen in das Fahrgastrechteformular eingetragen, da die Erstattung für Ihre Dienststelle
geltend gemacht wird.

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Wann werden mir die Kosten für Flugzeugbenutzung erstattet?

Flugkosten werden erstattet, wenn die Flugzeugbenutzung aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen notwendig ist. Wirtschaftliche Gründe liegen z. B. vor, wenn die Flugkosten die Kosten der Bahnfahrt unterschreiten oder wenn ein dienstlicher Arbeitszeitgewinn die Mehrkosten rechtfertigt.Die Gründe für die Flugzeugbenutzung müssen mit der Genehmigung der Dienstreise anerkannt werden.

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Nutzung von Flugzeugen, PKWs und Fahrrädern

Bekomme ich die Kosten für ein Taxi erstattet?

Grundsätzlich ist die Benutzung des ÖPNV zumutbar. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn triftige Gründe für die Benutzung eines Taxis vorliegen.

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Welche Gründe werden als triftige Gründe für die Taxibenutzung anerkannt?

Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn:

  • dringende dienstliche Gründe oder zwingende persönliche Gründe (z.B. Gesundheitszustand) sie erfordern,
  • wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren und keine Verspätung in Kauf genommen werden kann,
  • Sie Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr vornehmen müssen oder
  • Sie ein Frauen Nachttaxi in Anspruch nehmen.

Ortsunkundigkeit und schlechtes Wetter sind für sich allein genommen kein triftiger Grund.

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Bekomme ich die Kosten für einen Mietwagen erstattet?

Ja, wenn ein besonderes dienstliches Interesse an der Anmietung eines Mietwagens vorliegt, können die Kosten hierfür erstattet werden. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse erstattet werden. Die Anerkennung des besonderen dienstlichen Interesses ist vorder Anmietung des Mietwagens einzuholen.

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Was wird mir für Fahrten mit dem Pkw gezahlt?

Für das Benutzen eines privaten Kfz werden Ihnen einheitlich 15 Cent je Km, höchstens jedoch 120 Euro pro Dienstreise erstattet, die sogenannte "kleine Wegstreckenentschädigung". Es werden 30 Cent je Kilometer erstattet, wenn für die Benutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse besteht, die sogenannte "große Wegstreckenentschädigung". Das erhebliche dienstliche Interesse muss mit der Genehmigung anerkannt werden.

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Erhalte ich eine Entschädigung, wenn ich andere Reisende in meinem privaten Pkw mitnehme?

Nein, mit der Novellierung des Bremischen Reisekostengesetzes zum 1. Juli 2009 ist die Mitnahmeentschädigung ersatzlos gestrichen worden.

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Bekomme ich auch Wegstreckenentschädigung für das Benutzen eines Kraftrades?

Ja, für das Benutzen eines Kraftrades erhalten Reisende die kleine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 15 Cent je gefahrenen Kilometer, höchstens jedoch 120 Euro pro Dienstreise. Es kann aus Fürsorgegründen kein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines Kraftrades anerkannt werden, da das Benutzen eines Kraftrades mit mehr Risiken verbunden ist, als die Benutzung eines Pkw. Die große Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je gefahrenen Kilometer kommt daher beim Benutzen des Kraftrades nicht zum Tragen.

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Was wird mir bei Fahrten mit dem Fahrrad gezahlt?

Bei Benutzung eines privaten Fahrrades erhalten Sie 6 Cent je gefahrenen Kilometer. Nutzen Sie Ihr privates Fahrrad in der Regel täglich bei Dienstgängen, so
erhalten Sie eine monatliche Entschädigung von 5 Euro.

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Tagesgeld


In welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Tagegeld?

Das Tagegeld beträgt bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden 6 Euro, bei mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden 12 Euro, bei 24 Stunden 24 Euro. Das Tagegeld soll Ihre durch die Dienstreise entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung in einer Gaststätte ausgleichen. Ein Zuschuss zu den oben genannten Pauschalbeträgen wird auch dann nicht gewährt, sollten die Aufwendungen für die Verpflegung nachweislich höher sein.

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Wann wird das Tagegeld gekürzt?

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung wird das am jeweiligen Kalendertag zustehende Tagegeld um 20 Prozent für ein Frühstück bzw. um 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt. Das bedeutet das am jeweiligen Kalendertag zustehende Tagegeld wird wie folgt gekürzt:

  • Für ein Frühstück um 4,80 €
  • Für ein Mittagessen 9,60 Euro, Für ein Abendessen 9,60 Euro

Das Tagegeld wird auch gekürzt, wenn die Kosten für die Verpflegung mit den Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Nebenkosten erstattet werden.

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